Archivieren Sie ihre E-Mails schon rechtssicher?

Mit dem Ablauf des Kalenderjahres 2016 tritt ein Gesetz in Kraft, dass alle Unternehmen verpflichtet jegliche elektronische Dokumente, gemäß GoBD, vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar für mindestens 6, bzw.10 Jahre zu archivieren. Für alle Unternehmen stellt diese Gesetzesänderung eine zwingende Notwendigkeit dar alle E-Mails rechtssicher Archivieren zu lassen. Darüber hinaus bringt dieser Schritt für Ihr Unternehmen zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile mit sich. Alle vom Gesetzgeber geltenden Anforderungen der Archivierungspflicht können nicht ohne eine solche externe Lösung erfüllt werden. Neben steuerlichen Konsequenzen, wie Strafzahlungen an das Finanzamt, Schadensersatzansprüche, können sogar Freiheitsstrafen von bis zu 2 Jahren wegen Verletzung der Buchführungspflicht verhängt werden. Media Schmiede MailArchiv ist ausgereift, flexibel und robust, außerdem leicht zu handhaben und damit die einzigartige Lösung für die revisionssichere und gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung. Also nicht lange warten, sofort damit beginnen. Fragen Sie einfach nach Media Schmiede MailArchiv

Rechtliche Vorteile

Effizienz Vorteile

Technische Vorteile

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) schreiben Unternehmen vor, dass alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden müssen. Dies trifft auch auf die E-Mails und deren Dateianhänge zu. Weitere Anforderungen ergeben sich auch aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB).

  • 10 Jahre: Bücher, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege, Inventare, Bilanzen, Lageberichte
  • 6 Jahre: Handelsbriefe (ohne Eingangs- und Ausgangsrechnungen), Geschäftsbriefe, E-Mails und andere digitale Dokumente
  • 2 Jahre: Rechnungen von Unternehmern für grundstücksbezogene Leistungen durch die Leistungsempfänger

Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. In der Praxis geht man daher von einer regelmäßigen Aufbewahrungsfrist von elf Jahren aus.

In der Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums (GDPdU) wird definiert, dass ein „steuerlich relevantes Dokument“ – z. B. eine Rechnung, die in elektronischer Form bei einem Steuerpflichtigen eingegangen ist – ebenso zu dokumentieren und abzusichern ist wie eine normale, postalische Rechnung. Wird eine Rechnung als Anhang an eine E-Mail verschickt oder empfangen, so bedeutet dies:

  • Der Empfänger/Versender muss jedes dieser elektronischen Dokumente – und als solches ist auch eine E-Mail zu verstehen – rückholbar abspeichern.
  • Der Empfänger/Versender muss die Integrität der Daten prüfen und das Ergebnis dokumentieren.
  • Der Empfänger/Versender muss die Rechnung auf einem Trägermedium speichern, das Änderungen nicht mehr zulässt.
    Der Empfänger/Versender muss den Eingang der steuerlich relevanten Daten und ihre weitere Verarbeitung und Archivierung protokollieren.
  • Der Empfänger/Versender muss sicherstellen, dass die Übertragungs-, Archivierungs- und Konvertierungssysteme den GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) entsprechen.

Bei einer etwaigen Betriebsprüfung muss ein unmittelbarer Lesezugriff, ein Zugriff über Auswertungen und die Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten ermöglicht werden.

Die Frage, welches ein steuerlich relevantes Dokument ist oder nicht, entscheidet im Zweifel das Finanzamt, und es ist möglich, dass alle E-Mails als steuerlich relevante Dokumente klassifiziert werden können. In der Konsequenz bedeutet dies für das Unternehmen die Verpflichtung, alle eingehenden und ausgehenden E-Mails automatisch zu speichern.

  • HGB  / Handelsgesetzbuch § 257
  • AO / Abgabeordnung §146
  • GoBD / Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen zivilrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen: 

  • § 162 AO3: Steuerliche Konsequenzen, wie Strafzahlungen an das Finanzamt 
  • § 283 StGB4: z.B. eine Freiheitsstrafe von bis zu 2 Jahren bei Verletzung der Buchführungspflicht 
  • § 280ff. BGB5 und § 241 Abs. 2 BGB6: Schadensersatzansprüche

Sichere Aufbewahrung

Geschäftlich relevante E-Mails enthalten durchaus sensible Inhalte, die nicht verloren gehen sollten – aus rechtlichen Gründen, aber auch einfach, um im Zweifelsfall noch einmal darauf zugreifen zu können. Eine automatische und vor allem sichere Speicherung aller E-Mails ist unerlässlich. Media Schmiede Mailarchiv bringt all das mit und speichert alle eingehenden und ausgehenden E-Mails ohne Ihr Zutun natürlich revisionssicher und gesetzeskonform.

Einfaches Finden

Täglich erreichen uns unzählige E-Mails und es wird immer schwieriger den Überblick zu behalten. Das tägliche Sortieren und Ordnen von E-Mails zum Aufbewahren bedeutet hohen unproduktiven Zeitaufwand. Und kostet jeden Tag eine Menge Geld. Mit Media Schmiede Mailarchiv fällt dieser Arbeitsaufwand weg und Sie behalten den Überblick. Durch die Volltextsuche steht darüber hinaus jede Mail in Sekunden wieder zur Verfügung – das Suchen ist schnell und effizient und spart seinerseits Zeit, Geld und Nerven.

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